【关于临时账号补充资料的通知】
【什么是临时账号?】
自2021年5月1日以来,化妆品注册备案信息平台(新系统)正式上线,化妆品企业(注册人、备案人、境内责任人等)按照新规要求申请开通新系统用户权限。由于很多化妆品企业未能及时提供或满足相关条件的,可申请临时账号(即:有效期至2021年12月31日为止)。
【如何补充资料?】
中贸合规中心重要提醒:自新条例实施以来,监管部门的监管频率和力度增加,大家应该都是有目共睹的,申报资料一定要符合企业的实际情况,如实申报!
资料1:注册人、备案人的质量管理体系概述
要求:质量管理体系概述是对注册人、备案人质量管理控制能力和过程的总结描述,应当如实客观地反映实际情况,包括供应商遴选、原料验收、生产及质量控制、产品留样等管理制度。语言应当简明扼要,体现出质量控制关键点设置和日常执行管理要求。注册人、备案人同时存在自行生产和委托生产的,应当分别提交相应版本的质量管理体系概述。
示例:质量管理体系概述表(委托生产)
模块 |
内容或措施(概述) |
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配方来源 |
注册人/备案人是否具有配方研发能力: |
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□是,请简述相关人员教育背景和工作经历的最低要求,以及最少人数设置; |
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□否,请简述产品配方来源以及确保配方质量和产品质量安全的控制措施。 |
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物料采购 |
注册人/备案人是否自行采购物料: |
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□是,请简述物料采购和供应商管理相关制度; |
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□否,请简述物料采购方式和相应的质量安全控制措施。 |
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生产企业遴选和 管理制度 |
请简述生产企业遴选相关制度,至少包括: 1、生产企业遴选标准; 2、实地考察相关制度,包括实地考察频率; 3、生产企业的淘汰和更换制度 |
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请勾选遴选生产企业时,考虑生产企业应具有的管理制度(可多选): |
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□文件管理制度 □追溯管理制度 □供应商遴选制度 □原料验收制度 □设备管理制度 □生产过程及质量控制制度 |
□产品检验制度 □留样管理制度 □产品销售制度 □记录管理制度 □质量投诉制度 □产品召回制度 |
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产品放行 |
请简述注册人/备案人的产品合格放行标准,以及确保生产企业按照该标准执行产品放行的相关制度。 |
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独立于生产企业的质量管理措施 |
请简述独立于生产企业的质量管理措施,至少包括: 1、产品档案管理和质量追溯制度; 2、是否有定期自行抽检或送检行为,检验范围、检验频率、检验项目等; 3、销售管理相关制度。 |
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质量自查纠错 |
请简述企业质量管理体系的自查和纠错制度,至少包括: 1、不合格品追溯、原因分析和纠正措施; 2、企业内审制度和内审频率; 3、不良反应、消费投诉、抽检不合格等信息的收集措施及必要整改措施。 |
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其他 |
资料2:不良反应监测和评价体系概述
要求:是对注册人、备案人和境内责任人不良反应监测评价能力和过程的总结描述,应当如实客观地反映实际情况。语言应当简明扼要,体现出不良反应监测关键点、各环节设置和日常执行管理要求。
示例1:不良反应监测和评价体系概述表(境内注册人/备案人)
项目 |
内容或措施(概述) |
岗位职责 |
请简述注册人/备案人的不良反应监测和评价相关岗位设置情况,至少包括: 1、相关机构和岗位设置情况; 2、相关人员基本要求。 |
不良反应监测 |
请简述不良反应监测相关制度,至少包括: 1、不良反应监测体系的整体构成和运行模式; 2、请简述所有主动或被动的不良反应信息收集渠道,以及信息收集的频率。 |
不良反应评价 |
请简述不良反应评价相关制度,至少包括: 1、不良反应评价的完成方式,如由注册人/备案人自行完成或委托相关专业机构完成; 2、不良反应评价标准; 3、不良反应评价后相应处置措施。 |
示例2:不良反应监测和评价体系概述表(境外注册人/备案人)
模块 |
项目 |
内容或措施(概述) |
注册人/备案人措施 |
岗位职责 |
请简述注册人/备案人的不良反应监测和评价相关岗位设置情况,至少包括: 1、相关机构和岗位设置情况; 2、相关人员基本要求。 |
不良反应监测 |
请简述注册人/备案人的不良反应监测相关制度,至少包括: 1、不良反应监测体系的整体构成和运行模式; 2、请简述所有主动或被动的不良反应信息收集渠道,以及信息收集的频率。 |
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不良反应评价 |
请简述注册人/备案人的不良反应评价相关制度,至少包括: 1、不良反应评价的完成方式,如由注册人/备案人自行完成或委托相关专业机构完成; 2、不良反应评价标准; 3、不良反应评价后相应处置措施。 |
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境内责任人的配合措施 |
岗位职责 |
请简述境内责任人的不良反应监测和评价相关岗位设置情况,至少包括: 1、相关机构和岗位设置情况; 2、相关人员基本要求。 |
不良反应监测 |
请简述境内责任人的不良反应监测相关制度,至少包括: 1、不良反应监测体系的整体构成和运行模式; 2、请简述所有主动或被动的不良反应信息收集渠道,以及信息收集的频率。 |
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不良反应评价 |
请简述境内责任人的不良反应评价相关制度,至少包括: 1、不良反应评价的完成方式,如由注册人/备案人自行完成或委托相关专业机构完成; 2、不良反应评价标准; 3、不良反应评价后相应处置措施。 |
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沟通交流机制 |
请简述境外注册人/备案人、境内责任人在不良反应监测和评价方面的信息交流、数据共享、风险联动等方面的机制和措施。 |
【补充资料时限】
已开通新平台临时用户权限的化妆品注册人、备案人、境内责任人,应当于2022年1月1日前补充提交质量管理体系概述、不良反应监测和评价体系概述等资料,逾期未补充提交的,其临时用户权限自2022年1月1日起自动失效。待相关资料整理完成后,后续仍可申请开通注册备案用户权限。