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化妆品备案“临时”账号即将失效,如何补充资料?
发布时间:2023-03-17

 

 

【关于临时账号补充资料的通知】

按照《国家药监局关于做好新旧化妆品注册备案信息管理平台衔接有关工作事项的通知》(药监综妆函〔2021〕264号)要求,已开通新平台临时用户权限的化妆品注册人、备案人、境内责任人,应当于2022年1月1日前补充提交质量管理体系概述、不良反应监测和评价体系概述等资料,逾期未补充提交的,其临时用户权限自2022年1月1日起自动失效

 

【什么是临时账号?】

自2021年5月1日以来,化妆品注册备案信息平台(新系统)正式上线,化妆品企业(注册人、备案人、境内责任人等)按照新规要求申请开通新系统用户权限。由于很多化妆品企业未能及时提供或满足相关条件的,可申请临时账号(即:有效期至2021年12月31日为止)。

 

【如何补充资料?】

中贸合规中心重要提醒:自新条例实施以来,监管部门的监管频率和力度增加,大家应该都是有目共睹的,申报资料一定要符合企业的实际情况,如实申报!

 

资料1:注册人、备案人的质量管理体系概述

要求:质量管理体系概述是对注册人、备案人质量管理控制能力和过程的总结描述,应当如实客观地反映实际情况,包括供应商遴选、原料验收、生产及质量控制、产品留样等管理制度。语言应当简明扼要,体现出质量控制关键点设置日常执行管理要求。注册人、备案人同时存在自行生产和委托生产的,应当分别提交相应版本的质量管理体系概述。

示例:质量管理体系概述表(委托生产)

模块

内容或措施(概述)

配方来源

注册人/备案人是否具有配方研发能力:

□是,请简述相关人员教育背景和工作经历的最低要求,以及最少人数设置;

□否,请简述产品配方来源以及确保配方质量和产品质量安全的控制措施。

物料采购

注册人/备案人是否自行采购物料:

□是,请简述物料采购和供应商管理相关制度;

□否,请简述物料采购方式和相应的质量安全控制措施。

生产企业遴选和

管理制度

请简述生产企业遴选相关制度,至少包括:

1、生产企业遴选标准;

2、实地考察相关制度,包括实地考察频率;

3、生产企业的淘汰和更换制度

请勾选遴选生产企业时,考虑生产企业应具有的管理制度(可多选):

□文件管理制度

□追溯管理制度

□供应商遴选制度

□原料验收制度

□设备管理制度

□生产过程及质量控制制度

□产品检验制度

□留样管理制度

□产品销售制度

□记录管理制度

□质量投诉制度

□产品召回制度

产品放行

请简述注册人/备案人的产品合格放行标准,以及确保生产企业按照该标准执行产品放行的相关制度。

独立于生产企业的质量管理措施

请简述独立于生产企业的质量管理措施,至少包括:

1、产品档案管理和质量追溯制度;

2、是否有定期自行抽检或送检行为,检验范围、检验频率、检验项目等;

3、销售管理相关制度。

质量自查纠错

请简述企业质量管理体系的自查和纠错制度,至少包括:

1、不合格品追溯、原因分析和纠正措施;

2、企业内审制度和内审频率;

3、不良反应、消费投诉、抽检不合格等信息的收集措施及必要整改措施。

其他

 

 

资料2:不良反应监测和评价体系概述

要求:是对注册人、备案人和境内责任人不良反应监测评价能力和过程的总结描述,应当如实客观地反映实际情况。语言应当简明扼要,体现出不良反应监测关键点、各环节设置和日常执行管理要求。

示例1:不良反应监测和评价体系概述表(境内注册人/备案人)

项目

内容或措施(概述)

岗位职责

请简述注册人/备案人的不良反应监测和评价相关岗位设置情况,至少包括:

1、相关机构和岗位设置情况;

2、相关人员基本要求。

不良反应监测

请简述不良反应监测相关制度,至少包括:

1、不良反应监测体系的整体构成和运行模式;

2、请简述所有主动或被动的不良反应信息收集渠道,以及信息收集的频率。

不良反应评价

请简述不良反应评价相关制度,至少包括:

1、不良反应评价的完成方式,如由注册人/备案人自行完成或委托相关专业机构完成;

2、不良反应评价标准;

3、不良反应评价后相应处置措施。

 

示例2:不良反应监测和评价体系概述表(境注册人/备案人)

模块

项目

内容或措施(概述)

注册人/备案人措施

岗位职责

请简述注册人/备案人的不良反应监测和评价相关岗位设置情况,至少包括:

1、相关机构和岗位设置情况;

2、相关人员基本要求。

不良反应监测

请简述注册人/备案人的不良反应监测相关制度,至少包括:

1、不良反应监测体系的整体构成和运行模式;

2、请简述所有主动或被动的不良反应信息收集渠道,以及信息收集的频率。

不良反应评价

请简述注册人/备案人的不良反应评价相关制度,至少包括:

1、不良反应评价的完成方式,如由注册人/备案人自行完成或委托相关专业机构完成;

2、不良反应评价标准;

3、不良反应评价后相应处置措施。

境内责任人的配合措施

岗位职责

请简述境内责任人的不良反应监测和评价相关岗位设置情况,至少包括:

1、相关机构和岗位设置情况;

2、相关人员基本要求。

不良反应监测

请简述境内责任人的不良反应监测相关制度,至少包括:

1、不良反应监测体系的整体构成和运行模式;

2、请简述所有主动或被动的不良反应信息收集渠道,以及信息收集的频率。

不良反应评价

请简述境内责任人的不良反应评价相关制度,至少包括:

1、不良反应评价的完成方式,如由注册人/备案人自行完成或委托相关专业机构完成;

2、不良反应评价标准;

3、不良反应评价后相应处置措施。

沟通交流机制

请简述境外注册人/备案人、境内责任人在不良反应监测和评价方面的信息交流、数据共享、风险联动等方面的机制和措施。

 

【补充资料时限】

已开通新平台临时用户权限的化妆品注册人、备案人、境内责任人,应当2022年1月1日前补充提交质量管理体系概述、不良反应监测和评价体系概述等资料,逾期未补充提交的,其临时用户权限自2022年1月1日起自动失效。待相关资料整理完成后,后续仍可申请开通注册备案用户权限。